Toàn cảnh buổi làm việc của Tổ kiểm tra Văn thư-Lưu trữ tại xã Hộ Hải

Qua kiểm tra, Tổ kiểm tra Ủy ban nhân dân huyện đánh giá:  UBND các xã đã phổ biến, triển khai kịp thời các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. Công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường, hệ thống các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ được cập nhật, ban hành đầy đủ phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Thường xuyên triển khai tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

Việc thực hiện Hệ Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TD-Office) đầy đủ theo quy định. Các địa phương đã ban hành triển khai các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ cơ bản đầy đủ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện đảm bảo theo quy định. Công tác thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hằng năm và các nội dung khác đúng thời gian theo quy định.

Tuy nhiên, việc cập nhật danh mục hồ sơ, tạo lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống TD-Office tại các xã chưa thực hiện kịp thời; Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý tương đối nhiều;  Việc quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư (theo Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 14/8/2020 của UBND tỉnh Ninh Thuận): Chưa thực hiện đầy đủ; Chưa cập nhật ký tệp phụ lục văn bản trên phần mềm.

Qua đó Tổ kiểm tra Ủy ban nhân dân huyện đề nghị các địa phương cần quan tâm và tập trung chỉ đạo một số nhiệm vụ đó là: Triển khai thực hiện việc cập nhật danh mục, tạo lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống TD-Office kịp thời theo quy định; Tham mưu các văn bản cần lưu ý thể thức trình bày theo đúng thể thức tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quan tâm triển khai việc mở sổ, chứng thư số trên Hệ thống TD-Office kịp thời theo quy định.

              Huỳnh Hoan, Phòng Nội vụ Ninh Hải